人と組織を作る道中

人やチームってどうすれば伸びるのか考え実践してます。

リモートで働くメンバーとのコミュニケーションで実践していること

私がいる会社(東京にあります)は基本、ほぼ全員がリモートで働いています。関西にもメンバーがいるため、基本的に通勤は不可ですので、自宅等で作業してもらっています。

今後のチームの働き方については未だ決まっていませんが、取り敢えず今は、メンバー全員が同じ空間で密に働くことは、ほとんどありません。

そんなこんなで、この状況を知る周りの知人や企業さんからどうやってチーム間のコミュニケーションを取っているの?上手くいっているの?と聞かれることが増えてきました。対面コミュニケーションが取れないことで、様々な問題が発生するとお考えの方も多いのだと思います。

弊社では、まだまだ100点には遠いですが、会社やプロダクトの現状(Good&Bad)・未来に大きな齟齬はないと思っていますし、取り組む仕事への納得感も高い、のではないかと信じています。(笑)

そこで今日は、私のチームのコミュニケーション手法等について書いていきたいと思います。何かしらの参考になれば嬉しいです。

 

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はじめに結論を言ってしまえば、「とにかく量を重視。日々の業務やそれ以外のトピックに関しても頻度高くコミュニケーションを取っている!」ということです。私はこの点だけは妥協せずに取り組んでいます。

では、どんな内容について話しをしているのか、具体的な説明をしていきます。

会話のトピック

チーム内の仕事から個々人のキャリアに関することまで、実に様々なトピックについてコミュニケーションを取っています。例えば、

  • プロダクト開発や営業等、日々の業務関連。進捗チェックや問題解決…etc(これはどこの企業さんでも同じだと思います。
  • 顧客からプロダクトへのフィードバック。褒められたことや、改善要望、全て伝えています。
  • 営業訪問ログ。ご契約いただいた/先方のニーズに合致しなかった/足りない点を指摘いただいた/などなど、全て詳細に伝えるようにしています。
  • 私が思いついたアイディア共有。ダメ出しされることが多いですが、めげずに皆を巻き込んで(付き合ってもらって)ディスカッションしてます。
  • 直近で業務中に困ったこと共有。コミュニケーションを日々取っていれば、当人に何かしらのサインがあるので、それを認識次第、会話して問題を共有してもらい、一緒に解決策を考えています。
  • 未来の話。個々人がこれからどんなスキルを身につけたいか、どんな仕事をしていきたいか、そしてどんなチーム・会社にしていきたいかという話をざっくばらんにします。

などなど。まだまだあるのですが、めちゃくちゃ長くなりそうなのでこの辺にしておきます。

コミュニケーションツール

  • チャット。これがメインです。Slackを使い倒して、上述のトピック全般についてコミュニケーションとります。
  • ビデオ通話。Skypeです。チャットだけでは伝わらない時や、緊急時、そしてディスカッションしたいトピックがある時に重用してます。
  • 対面。基本リモートなので、機会自体は少ないです。メンバー全員が集まる機会は年に1、2回の合宿くらいです。(笑)

ランチや飲み会ももっと開催したいところですが、リモートなのでできませんし、今のところ機能しているのでOKだと思っています。

頻度・量

日々の業務に関するコミュニケーションの頻度・量は、一般的だと思います。個人的に気をつけているのが、それ以外の部分です。(上述の、“会話のトピック”参照)

会社やチーム、プロダクト、個人の未来の話し、競合・マーケットの話しなど、時にはミーティングの議題にならないことも、週に何度もみんなに共有し、時間を合わせてディスカッションするようにしています。
また、各メンバーから、仕事を進める上で困っていることを聞いたり、互いに解決策を探すための時間も、週に1度はほぼ全員と取るようにしています。

注意点として、緊急時以外は即レスを求めないことです。メンバーがほぼエンジニアということもあり、開発の妨げになると本末転倒なので、チャットではレスをしたい時にしてくれればOKと伝えていますし、ビデオ通話する時は、(当たり前ですが)必ず予定を前もって決めています。

このコミュニケーション手法にたどりついた理由

私自身がお喋りということも多分に関係していますが、色んな失敗経験を踏まえた消去法からこのプロセスに至りました。

「言わないと、伝わらない」

「知らないより、知っていた方が良い」

賛否両論あると思いますが、シンプルにこの2つを原則にしています。

効果

人見知りで口数も少なかった非常に若いメンバー達ですが、会社やプロダクトに関して自ら意見を発信し、更にアクションを起こしてくれるようになりました。

私の意見に対しても、最初は受け身一辺倒だったのですが、必要だと思ったら反対意見を伝え改善提案を言ってくれるようになりました。正直過ぎて時々イラッとすることもありますが(笑)

偉そうにつらつらと書きましたが、できて間もないチームで、皆に助けてもらってばかりですし、改善点もまだまだありますが、コミュニケーションのリソースを惜しまず投下した結果、大きな齟齬や問題なく、ここまでこれていると思います。改めてメンバーに感謝です。

全員の360度評価結果をフルオープンにしてみた

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少し前の話しになりますが、会社合宿に行きまして、そこで私を含めたチームメンバー全員の360度評価を、全員の前で公開する企画を実施しました。

そもそもこの企画はエンジニアメンバーから提案があったもので、私自身も皆の前で公表すべきかどうか迷いましたが、取り敢えずやってみました!

公表までのプロセス、当日の段取り

目的

【1】メンバーからのフィードバックを受けて、全員の「強み(評価されているコト)」や「改善点」を明確にする
【2】お互いが意見をフィードバックし合える文化を作る

上記2点は事前にメンバーに共有しました。

公表までの準備

  • 設問(フィードバックの項目)

メンバー:エンジニア&デザイナー向け設問9問
私:マネジャー向け設問9問

  • その他

・5点満点
・設問ごとのコメントあり(必須)
・匿名(自己評価以外、誰が誰に何点のスコアをつけたとか、どんなコメントを付けたかは、分からない)

当日の段取り

司会は私です。

結果公表は私から始めて、他メンバーのものはランダムに、という流れです。

具体的に一つひとつの設問に対して、被評価者からコメントをもらい、改善のための施策を全員でディスカッションしていきました。

お恥ずかしいですが

恥を忍び、せっかくなんで私の結果を一部公表します。

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メンバーからのスコアの平均点/設問カテゴリ別の平均点

※“トレーニング”は“育成”という意味です。

 

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引用:360度評価×1on1システム TeamUp[チームアップ]

  

カテゴリーに紐づく具体的な質問(評価着眼点)の自己スコアとメンバーからのスコア(一部)

※自身を課題評価している内容、過小評価している内容がそれぞれ分かるようになっています。

 

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コメントの一部(自己コメントとメンバーコメント)

 

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やってみた感想

結論、メンバーからもとても好評でした。2、3ヶ月後にもう一度やって、変化を見たい、と。

始まる前は少し緊張した雰囲気になってしまいましたが(笑)、メンバーが自身をどう見ているのかについて真正面から向き合わざる場であったため、評価が高くない設問に対して「改善のためにもっと具体的に教えてほしい!」と、いつもより踏み込んだ議論になり、改善する点や伸ばしていく点がとても明確になりました。

やってみて良かったです。

今後について

やって終わり!にだけはならないようにしないといけません。

強みや改善点が明確になったので、メンバーと話し会いながら個人目標に落とし込んで、これからも定点観測&フィードバックを受ける機会を作っていきます。

開催にあたっての注意点

まとめてみました。参考になれば嬉しいです。

  • メンバー同士の信頼関係がある

相互の信頼関係がないと、当たり障りのないスコアやコメントが散見されるようになります。つまり何を伸ばし、改善すれば良いのかが見えにくくなります。

私自身、ここには注意してチームを作ってきたので、コメントは全て建設的でしたし、結果の受け取り方も前向きでした。(そう信じている面もありますが、、)

ただ、信頼関係がないのでやらないのではなく、信頼関係を作る導線として開催するのもアリかなと思っています。

 

  • 適切な設問の内容と数

例えば回答期限を1週間とした場合、設問は10問以内、一人あたりの回答者数も5名~10程度に抑えることがポイントです。

簡単にスコアをつけるだけの回答だと話しは変わりますが、しっかりコメントを付けてもらうことを想定すると、回答者の負荷を考慮しなければなりません。

※色んな企業様の事例を見てきていますが、回答者や設問数が多すぎると回答の質が下がる傾向にあります。

振り返ってみるとメンバーとの信頼関係があり、且つ、メンバーの育成や評価に関わっている人が最適かと、個人的には思います。

今回はチーム責任者の私が担当です。スコアやコメントを見ながら、リアルタイムに「このコメントに対して実際に思い当たる節ある?」とか、「ここはこうやって改善すると良いのでは?どう思う?」というコメントやアドバイス、ディスカッションをしながら会を進めました。

何のバイアスもない全くの第三者ファシリテーターを務めるのもありですが、メンバーの特性を知っている人の方が進めやすいのでは、と思います。

終わりに

まだまだ書き足りないことありますが、長くなりそうなのでこの辺にしておきます。

360度評価の設問の作り方や、結果データの使い方・伝え方等にもし興味がありましたら、ご連絡ください。